1、明确错误事实

通报批评的首要目的是明确员工的错误事实，因此在写通报批评时，一定要清晰简洁地描述员工所犯的错误，包括时间、地点、事情经过等具体细节。切忌含糊其辞或使用模棱两可的语言。

2、阐述错误影响

除了明确错误事实外，还要阐述错误对工作、团队或公司的具体影响。这一步非常重要，可以帮助员工深刻认识到自己错误的严重性，从而产生改正错误的动力。

3、提出改进建议

通报批评不应仅止于批评，更重要的是提出具体的改进建议。帮助员工分析错误原因，并提出切实可行的改进措施，让员工知道如何改正错误，避免再次犯错。

4、明确处理措施

根据错误的严重程度，通报批评中需要明确相应的处理措施，如警告、记过、降职或辞退等。处理措施应符合公司规定，并与错误的严重程度相匹配。

5、保持客观公正

通报批评应秉持客观公正的原则，避免使用主观臆断或带有情绪色彩的语言。批评的目的是帮助员工改正错误，而不是为了发泄情绪。

6、注意沟通技巧

通报批评时，沟通技巧非常重要。首先，应选择合适的沟通方式，如面谈或书面通知。其次，沟通时态度应端正，既要严肃认真，又要体现出对员工的关心和帮助。最后，应给员工充分的机会解释和申辩，避免因误会造成不必要的矛盾。