1. 主题清晰

一个明确的主题行可以立即向读者传达备忘录的目的。例如，“项目更新”或“待办事项清单”。

2. 简明扼要

备忘录应该是简洁明了的。用短句和简单的语言传达你的信息，让读者一目了然。

3. 结构分明

使用标题或小节来组织你的备忘录。这可以使读者轻松地浏览内容并找到所需信息。

4. 使用要点

要点可以将信息分解成易于理解的小块。它们还可以使读者快速掌握关键要点。

5. 提供背景

如果需要，提供一些背景信息来设置备忘录的上下文。这有助于读者了解信息的重要性。

6. 陈述行动步骤

如果你希望读者采取行动，请明确说明你希望他们做什么以及何时完成。

7. 使用附件

如果需要，可以附上任何相关文件或文档。这可以为读者提供额外的信息和资源。

8. 校对

在发送备忘录之前，仔细校对以确保没有语法或拼写错误。

9. 签名

在备忘录的末尾签名，表明你是信息的来源。